Процесс и стратегия тайм менеджмента направлены на максимально эффективное использование времени. В этой статье постараемся разобраться, какие методы и навыки не только повышают продуктивность, но и способствуют развитию определенного типа мышления. Кроме того, рассмотрим проблему пожирателей, поглощающих намного больше вашего времени, чем это можно себе представить.

Как опять контролировать свою жизнь?

Сегодня очень легко перегрузить себя информацией, общением и заданиями. Очень часто все это просто берет над нами верх, оставляя лишь чувство подавленности от того, что просто физически невозможно одновременно справиться с несколькими заданиями. Такие ситуации приводят к хроническому стрессу и усталости. Вся соль успеха кроется в легких, но очень действенных приемах тайм менеджмента.

Тайм менеджмент: что это?

Вообще, дискутировать над тем, что такое управление временем можно очень и очень долго.

Если верить Википедии, то это — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Изучение нового навыка или стратегии – это процесс, этапы которого следует продумать особенно тщательно. Сначала вам будет некомфортно: это не должно пугать, ведь практика чего-то нового всегда требует огромных усилий и затрат большого количества времени, прежде чем привычка укоренится в повседневной жизни.

7 принципов тайм менеджмента

Понимание главных правил управления временем существенно облегчит ваше начало пути в освоении этой науки.

Отслеживайте свое время

Единственный метод совершенствования навыков тайм менеджмента – изучение и понимание своих нынешних привычек управления временем. Например, можно каждые 15 минут записывать в блокнот то, чем вы сейчас занимаетесь. Уже через неделю вы точно поймете, где проводите время эффективно, а где тратите впустую. Проанализировав полученную информацию, определите, как можно повысить продуктивность.

Даже не пробуйте применять новые стратегии, пока не добьетесь успеха на этом этапе.

Определите важные цели

После выявления своих привычек, связанных с тайм менеджментом, вы готовы к следующему уровню – определению и анализу конкретных целей. Они обязательно должны быть:

• конкретными (с точки зрения конечного результата);
• измеримыми (иногда тяжело определить, как можно оценить факт реализации цели);
• достижимыми (реальная оценка собственных материальных и нематериальных ресурсов);
• реалистичными (с точки зрения периода времени, запланированного на достижение целей);
• определенными по времени (четкое обозначение сроков, выделенных на реализацию целей).

Составьте план дальнейших действий

После формулирования целей определите последующий план. Накидайте на бумаге общую схему действий, которые приведут вас к желаемым целям. Затем поделите их на конкретные задания с четкими сроками. После этого создайте список ежедневных задач. Пусть в нем будет максимум шесть архиважных дел, которые следует выполнить.

Очень важно посвящать больше времени именно существенным, а не срочным задачам (ведь часто многие из нас тратят практически целый день на «тушение пожара», то есть решение постоянных текущих вопросов). Попадая в своеобразную ловушку рутиной текучки, тяжело сосредоточится на приоритетах.

Разделите задания на части

Группируя задачи на подобные категории, вы станете более продуктивно и действенно управлять временем. Например, можно выделить определенный период дня для необходимых телефонных звонков или работы с электронными письмами. Когда заканчивается время, выделенное под выполнение конкретного задания, вам нужно просто переходить к следующему пункту плана (даже если не успели сделать все нужные звонки или отправить запланированные письма). Можно делить задания на:

• стационарные (те, которые вы выполняете за рабочим столом);
• динамичные (те, которые не требуют присутствия в офисе).

Обозначайте конкретные часовые рамки для выполнения задач

Устанавливая задачи, сразу же определяйте, сколько времени потребуется на их выполнение. Без четких дедлайнов вы будете тратить очень много времени на другие трудоемкие задания. Поэтому так важно, чтобы каждый пункт вашего списка был реалистичным и достижимым.

Старайтесь по максимуму закончить определенное действие в установленный срок, а когда время истечет – тут же беритесь за новое задание. Не позволяйте перфекционизму помешать вам в достижении успеха!

Придерживайтесь принципа Парето

Закон Парето или же правило 80/20 гласит, что 80% ваших усилий приносят 20% результатов. И наоборот: 20% усилий – это 80% результатов. Зная этот секрет, постарайтесь определить задачи-приоритеты, наиболее влияющие на будущий успех под конец дня, месяца или года. В первую очередь сфокусируйтесь на реализации именно этих задач, а потом уже приступайте к выполнению 80% действий, которые приносят только 20% результатов.

Балансируйте свой график

И, наконец, составьте план ежедневной/еженедельной/ежемесячной рутины, которая позволит двигаться вперед, сосредоточившись на самых важных целях, задачах и мероприятиях. Последовательность – отличный способ формирования и укрепления новых привычек, которые помогут эффективно управлять временем. Обязательно придерживайтесь баланса между личной и профессиональной сферами жизни.

Разработка плана – это не просто создание списка дел, которые нужно сделать. Задачи должны быть записаны таким образом, чтобы план на ходу можно было дополнять или менять. Это можно сделать следующим образом:

• запишите все задания. Список должен быть исчерпывающим, но лаконичным, поскольку с слишком обширным планом очень трудно работать;
• оцените количество времени для выполнения каждой задачи; учтите дополнительное время на непредвиденные события. Как правило, на все запланированные действия тратится намного больше времени, чем предполагалось. Не забудьте включить в план повторяющиеся задания, которые вы выполняете на регулярной основе;
• установите приоритеты.

Как управлять временем: 6 эффективных стратегий

Ежедневное применение определенных стратегий существенно облегчит достижение максимальной продуктивности и эффективности.

Придерживайтесь гибкости в плане

Следует понимать: прожить день по четкому плану – скорее редкость, чем реальность. Непредвиденные события могут внезапно частично или даже полностью изменить ход вашего дня. Следует наперед подготовиться к неожиданному повороту событий, предусмотрев альтернативный план. Такой буфер позволит вам намного легче справиться с непредвиденными обстоятельствами в течение дня. Тем не менее, следует соблюдать осторожность, иначе рискуете потеряться во всех этих сценариях. Выделите определенное время на форс-мажорные события, затем продолжайте выполнять запланированные задачи-приоритеты. Мыслите шире, сосредоточившись на более перспективных делах.

Правильно организовывайте свою работу

Организация работы начинается с упорядочивания мыслей. Если в вашей голове роится слишком много информации, работайте над созданием привычки записывать их на бумаге. Когда планы, задачи и идеи будут перенесены в рабочую тетрадь, сознание очистится и организоваться вам будет в разы легче.

Будьте постоянными в установлении временных рамок

Хотя гибкость в составлении плана и ежедневного режима играет немаловажную роль, ключевое значение, если говорить о конкретных заданиях и действиях, принадлежит неизменности временных ограничений. Обязательно определите количество времени для задач-приоритетов и всегда придерживайтесь этих рамок (ну разве что вам удастся досрочно выполнить задание). Такое постоянство в управлении временем решает много задач тайм менеджмента.

Правильно организовывайте рабочую среду

Ежедневно теряете ценные минуты на поиски документов? Если это так, существует простой способ перестать тратить время впустую. Нужно всего лишь организовать бумаги/папки так, чтобы в любой момент легко и быстро можно было найти все необходимое. Обратите внимание на компьютер и систему электронной почты. Если на поиск нужной иконки, папки или файла затрачивается слишком много времени, это значит, что система организации хранения информации также требует усовершенствования. На самом деле, создать на рабочем месте идеальный порядок очень легко. Намного тяжелее непрерывно поддерживать его. Проще всего расставлять вещи на места или сортировать письма сразу же по их получению. Уже в тот момент, когда вы оставляете хотя бы один лист бумаги в непредназначенном для этого месте, вы теряете контроль над ситуацией.

Используйте напоминания

Два простых способа, напоминающих о запланированных задачах:

• использование стикеров;
• ношение при себе диктофона.

Эти варианты – лучшие методы для запоминания быстрых идей, которые впоследствии можно перенести в список ежедневных дел.

Определяйте вредные привычки

В ходе организации рабочего процесса и рабочей среды, старайтесь обращать внимание на привычки, которые крадут время, тем самым тормозя достижения прогресса и успеха. Определяйте эти повадки, работая над тем, чтобы раз и навсегда от них избавиться.

9 техник эффективного тайм менеджмента

Вне зависимости от вашей занятости в течение дня, можно найти немного времени, чтобы начать использовать одну из нижепредставленных техник улучшения навыков тайм менеджмента. Таким способом вы наверняка сможете более качественно управлять не только рабочим графиком, но и эффективно планировать свой отдых.

Компьютерная грамотность

Совершенствование навыков работы с компьютером состоит в правильном пользовании программным обеспечением. Это позволяет в разы сэкономить время, энергию и усилия для выполнения конкретных действий. Даже создание ярлыков самых востребованных программ на рабочем столе может существенно сберечь время, затрачиваемое на написание отчета или подготовку презентации.

Креативность

Творческий подход позволяет развивать уникальные идеи, способствующие экономии времени и повышению продуктивности в течение дня.

Критическое мышление и навык решения проблем

Умея критически оценивать ситуацию, вы затрачиваете в разы меньше времени на процесс мышления, а больше – на работу и выполнение задач.

Делегирование

Возможность перепоручить работу кому-то другому позволяет существенно сэкономить время. Имея вторую пару рук для затратных по времени задач, можно позволить себе сконцентрироваться на других вещах.

Возможность оплачивать аутсорсинговому специалисту или личному помощнику хорошее выполнение заданий – своеобразный катализатор, позволяющий значительно повысить личную производительность.

Навыки ведения переговоров

Несогласия с другими по поводу рабочих моментов часто отвлекают нас от более важных вопросов. Приобретение навыков эффективных переговоров поможет вам быстро достичь удовлетворительного соглашения, что в свою очередь, освободит больше времени для решения других задач.

Эмоциональный интеллект

Когда негативные эмоции берут над вами верх, вы становитесь непродуктивными, теряя драгоценное время. Эмоциональный интеллект предусматривает активный процесс контролирования эмоций. Научившись правильно их проявлять, вы повысите производительность и улучшите результаты своей работы.

Многозадачность

Посвятите немного времени группированию заданий и планов, а также развитию и совершенствованию навыков мультизадачности. Вместе с тем к очень важным заданиям, которые требуют много внимания и обдумывания, следует отнестись со всей серьезностью. В таком случае многозадачность играет с вами злую шутку: вы тратите времени больше, чем вам удается сэкономить.

Навыки принятия решений

Здесь все просто: чем быстрее принимаются решения, тем больше времени вы экономите!

Скорочитание

Увеличив скорость читания, вы тем самым увеличиваете объем информации, которую можете усвоить.

5 методов, помогающих заполучить больше времени

Даже используя хотя бы несколько этих методов на ежедневной основе, намного легче достичь главной цели тайм менеджмента – максимально продуктивного использования времени.

Использование аффирмаций

Практика доказывает, что простые утверждения с положительным настроем – верный шаг на пути к реализации целей.

Для улучшения навыков тайм менеджмента подойдут следующие аффирмации:

• каждый день я более эффективно использую свое время;
• ключи к успешной жизни моих руках;
• я все успеваю, создавая для себя более интересную и успешную жизнь.

Регулярные перерывы

Тело и ум нуждаются в постоянных перерывах. Казалось бы, непрерывная работа в течение пяти часов способна повысить производительность. На самом деле, следует понимать, что без отдыха наш мозг тратит на элементарные операции намного больше времени: замедляется творческий процесс и даже уменьшается способность решать проблемы. И наоборот, регулярные перерывы освежают ум и креативность, облегчают процесс мышления и улучшают поток информации.

Умение отказывать

Уверено отвечая «нет» на просьбы об оказании помощи или поддержки, вы не позволяете другим людям манипулировать вами и вашим личным временем. Конечно, каждый случай следует рассматривать в индивидуальном порядке, умея отличить наглость от искренней просьбы.

Систематизация процессов

Продуманная система процессов позволяет значительно сократить время, предназначенное для выполнения конкретных задач. Создавая такие схемы, следует обязательно задаться вопросом упрощения существующих действий. Рассматривайте ситуацию не только как экономию времени, но и энергии, денег или усилий.

Стремление к постоянному совершенствованию

Максимально старайтесь ежедневно улучшать себя и свои навыки. Это пригодится вне зависимости от того, над каким заданием вы сейчас работаете, или какую функцию выполняете, поскольку такая тактика позволяет совершенствовать возможности мышления и расширять осознание того, как лучше справляться с ежедневной рутиной. Вы научитесь правильно и своевременно задавать себе нужные вопросы, ответы на которые позволяют сэкономить время и деньги.

Способ мышления эффективного менеджера времени

Действенное управление временем, эффективные методы и стратегии – это только половина пути к успеху. Следует выработать в себе менталитет, который естественно будет поддерживать все эти стремления, расширяя осознание временных рамок. Присмотритесь к образу мышления, нацеленному на качественное использование времени.

Задавайте нужные вопросы

Первый шаг к мышлению, ориентированному на качественное использование времени, заключается в правильных вопросах. Ответы на них должны стимулировать развитие мысленной цепочки на тему особенностей тайм менеджмента. Пару раз на день задавайте себе три следующих вопроса:

• как я могу в этот момент максимально эффективно использовать свое время?
• как влияют на мое будущее эти действия?
• являюсь ли я лучшим специалистом по этому заданию?

Станьте оптимистичным реалистом

Оптимистичный реализм заключается в позитивном настрое относительно всего, что касается выполнения заданий наиболее действенным, эффективным способом. Кроме того, это качество также предполагает объективную оценку всевозможных препятствий, вызовов, проблем, возникающих на пути к реализаци цели.

Будьте проактивным, а не реактивным

Проактивность означает, что вы физически и эмоционально готовы выполнять задания, за которые несете ответственность. Несмотря на сюрпризы и форс-мажоры, вы сохраняете адекватность и спокойствие, держите все под контролем. Проактивное мышление приведет вас к правильным решениям, сделает более продуктивным.

И наоборот, если реагировать на определенные события, обстоятельства слишком эмоционально, впоследствии вы будете испытывать постоянный страх, разбитость и стресс.

Используйте целенаправленную концентрацию

Для успехов в тайм менеджменте, необходимо сосредоточить все свое внимание исключительно на конкретном деле. Избавьтесь от отвлекающих факторов и полностью сконцентрируйтесь на приоритетной задаче.

Не ищите совершенства

Если вы привыкли искать совершенство во всем, что делаете, не ждите перфекционизма от тайм менеджмента. Следует понимать, что совершенство – понятие достаточно субъективное. Если что-то кажется вам идеальным, совсем необязательно, что другие также так считают. И наоборот: несовершенные в ваших глазах вещи, для кого-то могут быть верхом перфекционизма. Таким образом, спросите себя: так ли нужны эти дополнительные десять минут, посвященные выполнению задания? Повлияют ли они на конечный результат? Если нет, делайте выводы!

Демонстрируйте приверженность и дисциплину

Совестно и последовательно подходите к выполнению заданий. Высокий уровень самодисциплины позволит вам вовремя выполнять задания, не нарушая дедлайнов. Эта черта – характеристика настоящих гуру тайм менеджмента.

Проявляйте энтузиазм

Вне зависимости от неожиданностей или проблем, настигших вас в течение дня, улыбайтесь, сохраняя хорошее расположение духа. Воспринимайте все как вызов на пути к продвижению к цели. Также энтузиазм позволит поддерживать высокий уровень энергии даже тогда, когда кажется, что все вокруг буквально рушится.

Выработка навыков тайм менеджмента: 5 упражнений

Время – явление субъективное, а наш мозг обладает способностью управлять восприятием этого феномена. Именно поэтому, управление временем – это соответствующий способ мышления.

Чтобы научится правильно мыслить, требуется обязательно выполнять специальные упражнения. Применяя их, вы сможете осознанно и полноценно проживать каждый час своей жизни.

«Время – деньги» — популярная, но в корне неверная поговорка. Время – это не деньги, время – это ваша жизнь!

Очень важно выполнять эти упражнения полностью (от начала и до конца) даже тогда, когда это будет создавать для вас определенный дискомфорт.

Помните, что мозг лучше всего учится, пребывая в трудных условиях.

С помощью нижепредставленных упражнений можно получить до семи дополнительных часов в неделю, поэтому отговорки в стиле «нет времени», просто не проходят. Рассматривайте это, как инвестицию в одну из самых жизненноважных валют.

Эти методы – это, скорее, одноразовый опыт, а не новые привычки. Применяйте их непостоянно, а лишь некоторое время.

1. Создайте экстремальные условия. Начните дополнительные проекты или же задайте себе новые цели, выделив короткие сроки для их реализации. Это приведет к перегруженности работой. Да, возможно, это будет не самый легкий опыт, но именно в хаотичных обстоятельствах можно быстро освоить базовые принципы тайм менеджмента. Фактически, это станет естественной реакцией мозга на возникшую ситуацию.
2. В течение дня создавайте короткие, но четкие визуализации следующих нескольких часов. Вне зависимости от того, расписано ли это время у вас в блокноте или нет, просто на несколько секунд закройте глаза, представив себя, выполняющего конкретные действия в течение ближайших трех-пяти часов. Это упражнение очень повышает способность управлять временем и организовывать свою работу.
3. Планируйте день с точностью до минуты. Зафиксируйте на листе бумаги каждое действие, ожидающее вас завтра утром. Внесите в список даже такие вещи как чистка зубов или вынос мусора. Цель упражнения: научить свой ум очень детально организовывать время. Проживите следующий день по готовому плану, отмечая каждый выполненный шаг триумфальной галочкой. Ну а вечером проанализируйте, насколько вам удалось выполнить все задуманное, и сделайте выводы. Приготовьте такой же детальный план и на следующий день. В общей сложности вам нужно будет повторить упражнение три дня подряд. Ну а затем сделайте это опять, но, уже обходясь без бумаги – зафиксируйте все дела в памяти. Опустите незначительные детали, сфокусировавшись на самых приоритетных задачах следующего дня.
4. Каждый раз, поддаваясь прокрастинации, делайте пять приседаний. Да, это не шутка. Без необходимости проверяли электронный ящик? Пять приседаний. Бесцельно блуждали в социальных сетях? Пять приседаний.

   Метод довольно спорный, но он обладает как минимум двумя преимуществами:

   • вы наконец-то осознаете, как часто отвлекаетесь на ненужные действия, тратя свое время впустую. Таким образом, можно в разы сократить периоды прокрастинации;
   • физическое движение ускоряет циркуляцию крови и обеспечивает доступ большего количества кислорода к мозгу, что прямо влияет на повышение мотивации и улучшение концентрации в процессе дальнейшей работы. Мало кто понимает ценность физических упражнений для качественного управления временем.

1. Обзаведитесь секундомером и используйте его с утра до вечера. Приступая к очередной задаче, четко определяйте количество времени, которое вы готовы ей уделить. Запустите таймер и придерживайтесь назначенного плана. Непосредственные дедлайны для каждого задания ставьте сразу перед тем, как приступить к его выполнению. Учитывайте также деятельность, связанную с пожирателями времени или тратой его впустую. Например, решите, сколько времени можно потратить на просмотр смешных фото в интернете, а затем запускайте таймер.

Последнее задание научит вас контролировать текущее время при выполнении задач. Этот навык – настоящий краеугольный камень тайм менеджмента.

6 самых распространенных пожирателей времени

Как бы ни было полезно развивать привычки эффективного управления временем, не менее знаменательно осознавать, сколько времени мы тратим впустую на действия, которые не представляют собой никакой ценности. Несколько примеров помогут наглядно понять, как мы теряем намного больше времени, чем можем себе представить.

Прокрастинация и лень

Прокрастинация – привычка избегать определенных видов деятельности, изобретая различные оправдания. Следует быть особо осторожным, поскольку такое промедление часто настигает нас там, где меньше всего этого можно ожидать. Даже такие простые вещи, как чрезмерное планирование, продолжительные перерывы на обед, слишком частые перерывы – все это признаки прокрастинации.

Следите за этими сигналами и работайте над развитием мышления, ориентированного на эффективный тайм менеджмент.

Ловушка ожидания

Ожидание, будь то очередь в супермаркете или ожидание деловой встречи, означает только одно: вы впустую тратите свое время, вместо того, чтобы делать что-то более важное и результативное. Тем не менее, даже настоящим гуру тайм менеджмента иногда просто не удается избежать таких ситуаций. Но, если основательно подготовиться, даже так можно извлечь пользу. Например, заранее приготовьте материалы для чтения или сделайте в это время необходимые телефонные звонки.

Посвятив каждую рабочую минуту действиям, приближающим вас к будущей цели, вы с умом используете наиболее ценный личностный ресурс – время.

Дистракторы

Все, что отвлекает ваше внимание, приводит к потере концентрации и перерывам в процессе креативного мышления. Исследования показали, что возвращение к прерванной работе может занять от пяти до пятнадцати минут. Во избежание подобных ситуаций, предупреждайте родных/коллег/друзей/подчиненных о том, что вы не будете доступны в течение определенного периода времени.

Попросите не беспокоить вас без чрезвычайной на то причины.

Привычка постоянной занятости

Видимость постоянной занятости – наиболее распространенная форма прокрастинации. В течение дня все мы выполняем множество посторонних дел, не имеющих никакого отношения к нашим планам.

Поэтому, всегда возвращайтесь к правилу 80/20: начните выполнять те 20 процентов, от которых зависит 80 процентов успеха. И только закончив их, приступайте к оставшимся 80 процентам заданий.

Технологические ловушки

В долгосрочной перспективе технология может быть даже очень полезной. Если же злоупотреблять ею, она будет поглощать слишком много вашего времени, провоцируя состояние прокрастинации.

Слишком длительное пребывание в интернете, постоянная проверка электронной почты, просмотр телевизора, телефонные разговоры или радиопрограммы могут забрать все ваше время: вы просто не успеете выполнить приоритетные задачи.

Три эмоции, отнимающие время

Три вида эмоций, которые постоянно отнимают ваше время – это тревога, стресс и чувство разбитости. Они лишают возможности активного управления временем.

Но если вам удастся использовать и активно применять все предложенные принципы, методы и стратегии, обсуждаемые в этой статье, эти негативные эмоции ни в коем случае не повлияют на вашу производительность в течение дня.

Заключение

Имплементация в жизнь привычек тайм менеджмента (управления временем) требует много стараний и усилий, но последовательная практика и ежедневное применение приведут вас к сатисфакции и свободе. Посвятив время практике этих стратегий и методов, тренируя определенный образ мышления, вы не только получите больше времени, но и буквально вернете себе радость от активной жизни.

Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

Умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.

Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.

Принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году.

Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.

Самый главный принцип – это принцип целесообразности , который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.

«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.

Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.

Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.

Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.

Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.

Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.

Нехватка времени – проблема скорее психологическая – человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.

B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.

C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.

D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.

Список задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки.

Диаграмма Ганта (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:

Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.

Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них.

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Приветствую всех гостей и постоянных читателей. В этой статье я поделюсь с вами секретами, как успевать делать все и что такое вообще домашний тайм менеджмент. Ведь, наверняка, многие из вас уже устали от постоянного аврала дел, который никогда не заканчивается.

Вместе с тем, копится общая усталость, которая со временем грозит перерасти в серьезную депрессию. Давайте сегодня поговорим о том, как успевать все и при этом не чувствовать себя «загнанной лошадью».

Зачем нужно домашнее планирование?

Конечно, цели у всех разные. Кто-то хочет разгрузить свое расписание, чтобы оставалось время на общение с близкими людьми, на отдых и на увлечение. Кто-то постоянно зашивается в уборке, готовке и стирке и опаздывает из-за этого на работу. Кого-то утомляет постоянный «день сурка».

Это состояние, когда каждый день напоминает предыдущий, но при этом вы совершенно не получаете отдачу и не достигаете поставленной цели. Домашняя система управления поможет правильно и эффективно организовать время, чтобы успевать все!

Еще один очень важный и эффективный прием тайм менеджмента – это не просто четко следовать поставленному плану, но еще и анализировать то, что вы сделали. Это очень важно для укрепления собственной мотивации и понимания, что вы идете по правильному пути.

Недостаточно просто вычеркнуть в конце недели все пункты домашних дел. Проанализируйте список, мысленно разделив его на 3 группы:

1. За что я могу себя похвалить.
2. Что у меня не получилось сделать и почему?
3. На чем мне следует сосредоточиться на следующей неделе.

Существует большое количество видов тайм менеджмента, но все они они преследуют одну цель «Успеть больше и устать меньше!»

Золотые правила домашнего планирования

• Не нужно просто так писать огромный список дел, который вы никогда в жизни не сможете выполнить за 1 день. Это неэффективный тайм менеджмент, который приведет к потере мотивации. Вы скорее забросите всю систему контроля времени, разуверившись в ней. То есть задача эффективного тайм менеджмента как раз и заключается в рациональном распределении времени, а значит при постановке задачи нужно четко понимать, сколько времени уйдет на ее выполнение. Не обманывайте себя и не «накидывайте» лишнее, тогда вы точно ничего не успеете.
• Четко ранжируйте домашние дела по степени их важности.
• Дробите большое дело, которое месяцами, а то и годами лежит без выполнения, на мелкие части и кусочки. Это может быть переезд, ремонт, генеральная уборка и т.д.
• Совместите сразу несколько дел. (Полезное + супер полезное, приятное + полезное, приятное + приятное). Например, женщина разрывается между кучей глажки, уборкой, необходимостью привести себя в порядок перед мероприятием и желанием отдохнуть за просмотром любимого сериала. Почему бы не организовать свой день таким образом, что с 12-13 вы гладите, при этом можно включить свой любимый сериал или шоу, а потом нанести маску на лицо и в это же время произвести небольшую уборку.
• Выявите своих «пожирателей времени». Что больше отвлекает вас от выполнения рабочих задач (ТВ, социальные сети, телефонные разговоры)? Не нужно навсегда исключать их из своей жизни. Если все эти мелочи доставляют вам удовольствие, то просто отведите на них четкий период времени. К этому правилу, пожалуй, отлично подойдет поговорка: «Сделал дело – гуляй смело!».

• Отводите под домашние дела чуть-чуть времени. Это правило применимо к очень занятым людям, которые пропадают на работе по 10-12 часов времени. В этом случае, как бы ни планировал день, в нем нет 3-4 часов на уборку, готовку, стирку и глажку. Поэтому не мучайте себя и выделите только 30 минут. Обозначьте, что в понедельник вы 30 минут уделяете ванной комнате, во вторник – ровно 30 минут гладите? Не хватает этого времени- еще 30 минут глажки переносите на другой день недели и т.д. Это куда лучше, чем в единственный выходной, с «языком на плече» производить глобальную уборку в доме, одновременно стирать, гладить и готовить на всю неделю. Что вы получите в конце такого выходного дня? Депрессию и жуткую усталость!

Многие женщины жалуются, что приготовление еды занимает у них огромное количество времени, но при этом у них ежедневно паника на работе, что семье нечего будет вечером есть! Это говорит о том, что вы неэффективно управляете временем и неправильно организовали время.

Есть даже такой вид тайм менеджмента, как организация домашнего питания. Если коротко, то нужно всегда составлять меню на неделю. Исходя из этого, закупать продукты + продумать по максимуму в выходной день, что можно заготовить из этого меню. А чтобы не чувствовать себя «жертвой домашнего быта», можно совместить воскресную готовку на неделю

Я итак все успеваю!

Многие, кто впервые сталкивается с новомодным и заморским понятием «тайм менеджмент», машинально отвергают подобную систему управления времени. Мол, зачем мне все эти системы, я итак все успеваю!

Возможно, но подумайте, насколько эффективнее вы могли бы использовать свои ресурсы. Вы смогли бы научиться новому делу, выучить иностранный язык, освоить какую-нибудь специальность или читать больше интересных книг, посещать культурные мероприятия.

Да, возможно вы действительно все успеваете, но какова цена? Вы уставший, приходите домой с одной лишь мыслью лечь поспать? Вы довольны собой, так все сделали, но при этом в вашем дне не было интересных и ярких моментов.

Не ограничивайте свою жизнь одними лишь домашними делами. Эффективная система тайм менеджмента поможет сделать жизнь ярче и избавит вас от общей усталости!

Обязательно отдыхайте!

Это очень важное правило, про которое очень многие либо забывают, либо не придают значение. Я не имею сейчас ввиду сон, когда вы уставший на автомате донесли свое тело до кровати и из последних сил завели будильник.

Я говорю сейчас о полноценном отдыхе, выделить время на который вам поможет один из видов домашнего эффективного тайм менеджмента.

• Составляя план на каждый день, в обязательном порядке представляйте временные ресурсы, которые будут затрачены на выполнение задания.
• Четко обозначьте «рабочее» время и время на отдых.
• Напишите себе виды отдыха, которые для вас идеальны. Это может быть поход в кино, в театр, на выставку, прочтение книги (которую уже год хотите прочитать), просмотр ТВ с любимым человеком, ужин в кафе, прогулка по парку, визит гостей. Почему так важно это выписать? Для того чтобы не было того самого ощущения пресловутого «дня сурка» и для того чтобы вы наглядно убедились, насколько разнообразнее, ярче и насыщеннее может быть ваша жизнь.
• Теперь, когда вы выписали, как хотите отдыхать – составьте краткосрочный план. Ежедневно оставляйте в своем расписании время на любимое дело. На выходные отнесите те, которые требуют большего количества времени (театр, кино, прогулка, пикник). А ежедневно вечером выделяйте 1-2 часа на отдых (фильм, книга, чаепитие с близкими и т.д.)

Успешные бизнес консультанты, преподающий основы эффективного тайм менеджмента утверждают, что нет худшего врага для самого себя, чем хроническая усталость! Ничто так нас не демотивирует, не снижает нашу работоспособность и не препятствует осуществлению поставленных целей, как хроническая усталость. Так вот система тайм менеджмента как раз и направлена на то чтобы избавить вас от этого чувства.

Вообще, говорить об эффективном управлении временем можно еще очень долго, но лучше посетите тренинг по тайм менеджменту , и вы увидите, насколько качественнее может быть ваша жизнь.

Делитесь в комментариях, как вы планируете свои домашние дела, и помогает ли вам подобная система в жизни? Подписывайтесь, кто этого еще не сделала и до новых встреч!

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина - первый шаг к личной свободе

Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

• Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
• Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
• Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
• Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС - анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

• Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
• К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
• Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

• Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
• Повышается производительность;
• Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
• Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
• Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

1. Основные рабочие задачи;
2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.